Mayotte aime faire la fête !

Ma première grosse expérience dans l’événementiel à Mayotte était en avril 2017 lorsque j’ai accompagné l’équipe MHD. J’étais chargée de la coordination et l’accompagnement artiste. Au même moment je suis entrée dans l’association Organisation Miss Mayotte et depuis j’enchaine : en tant qu’animatrice et/ou dans l’organisation et/ou à la communication. Pour avoir vu du bon et du moins bon, j’ai eu l’idée de vous présenter des petites bases d’après ce que j’ai observé, si jamais vous avez envie d’organiser un événement public et/ou de faire venir un artiste à Mayotte. Ce n’est pas exhaustif, j’essaie là de rassembler et partager un retour d’expériences afin d’éviter quelques pièges qui peuvent plomber vos ambitions et nous permettre à tous de nous amuser dans les meilleurs conditions.

1 – Le budget 🎉

C’est la base, ça a l’air bête et simple mais il est bon de le rappeler car je vois et j’entends encore des organisateurs dire “je n’ai pas de budget”, “j’ai plus d’argent”, “je suis pas rentable”, “je suis une association”, “je suis une petite structure”… Lorsque vous organisez un événement public, vous ne faites pas dans le social et vous vous devez de travailler votre budget, les entrées et les sorties. Ne vous lancez jamais si vous n’êtes pas capable de payer vos fournisseurs et prestataires.

C’est vraiment malheureux encore en 2019 que l’on demande aux gens de travailler gratuitement : vous mobilisez le temps et les compétences pour un travail que vous voulez bien fait, il doit être rémunéré.

Si vous n’avez pas les moyens de vos grandeurs, revoyez les à la baisse. Ce n’est pas une honte au contraire, cela signifie que vous maitrisez votre événement et vos ambitions.

⚪️ Entrées (recettes) – Sorties (dépenses) = 0 ça peut le faire mais à vos risques et périls !

🔵 Entrées (recettes) – Sorties (dépenses) >0 : Go !

🔴 Entrées (recettes) – Sorties (dépenses) < 0 : retravaillez votre budget

Les pièges :

🔺Généralement on sous estime la communication, pourtant c’est un poste de dépenses important : c’est sur le succès de votre communication que repose le succès de votre événement. Laissez tomber les plans de faire imprimer votre billeterie à Madagascar “c’est moins cher” et travaillez avec nos agences, graphistes et services locaux. Non seulement ils sont compétents et vous faites aussi marcher l’économie du territoire.

Budget communication : de 20 à 40%

Des différents événements (festivals, concerts ou soirées) pour lesquels j’ai travaillé et dont les organisateurs avaient délocalisé la communication… pas un seul (entendez bien), pas un seul n’a reçu ses supports à temps et/ou de bonne qualité. Ils ont été obligé de refaire sur place. Conséquence : ça pèse sur le budget !

🔺L’anticipation et l’organisation. On a un peu trop l’habitude de travailler en dernière minute. Pourtant, lorsque l’on s’y prend à l’avance on peut éviter des postes de dépenses inutiles et gagner de l’argent (subventions demandées à temps par exemple). Je sais d’expérience que cette habitude de dernière minute vient de notre “peur des sorciers” (coucou la team Twitter 👋🏾), celle qui nous empêche de parler trop tôt de nos projets car on sait qu’il y en aura toujours un ou une qui va nous mettre des bâtons dans les roues. Voilà pourquoi je vous recommande vivement de travailler avec des documents tels que des contrats de confidentialité et des conventions, devis et attestations qui encadreront juridiquement vos partenariats. N’ayez pas peur de le faire, cela prouve une fois de plus votre professionnalisme et légitimité à organiser votre événement. Vous êtes réfléchis et préparés.

🔺 Ne négociez pas les cachets des artistes locaux tout comme vous ne négociez pas ceux des artistes extérieurs. Traitez tout le monde à sa juste valeur car vous souhaitez que l’on traite votre événement et votre travail à leur juste valeur. Pour l’avoir déjà expérimenté, ne vous permettez pas de booker des artistes ou de demander des prestations, pour faire “bouche trou” gratuitement en échange de visibilité. Personne ne paie son pain à la boulangerie avec la visibilité.

🔺 Comprenez un principe : investissez pour gagner plus car votre événement vous rapporte de l’argent (c’est le but). Lorsque vous négociez sans cesse à la baisse et demandez de la gratuité, vous perdez en crédibilité. Il se peut que certains accepteront de vous faire des remises folles et même travailler gratuitement, mais ils ne réitéreront pas les collaborations car vous aurez une image de mauvais payeur, radins, négociateur qui fait pitié… et ils vous donneront un résultat au prix que vous demandez. Pensez-y !

2 – La communication 🎉

Comme je le disais, c’est le nerf de la guerre : une communication réussie est une clef garantie vers le succès pour votre événement. C’est un poste de dépenses important, ciblez vos supports en fonction de votre cible et parlez son langage à son rythme.

“Je ferais une pub sur Facebook c’est bon.”

si seulement c’était suffisant….

Pour travailler votre communication, faites appels à des professionnels du secteur. “C’est trop cher, je vais le faire moi même.” Avez vous déjà demandé des devis ? Des devis comparatifs ? Si vous trouvez cela toujours trop cher pour ce que vous voulez, c’est que votre budget n’est pas bon. Réalisez votre affiche demande de la réflexion stratégique et les compétences d’un graphiste, une stratégie de communication c’est comme son nom l’indique, une stratégie, vous mobilisez donc des compétences et une expertise que vous n’avez pas. Ne faites pas l’erreur de croire que c’est facile, que vous pouvez faire mieux et/ou que vous pouvez faire seul. J’ai vu des événements avec un énorme potentiel être de véritables flop ! Juste pour ces questions là.

“Celui qui croit qu’un professionnel coûte cher, n’a aucune idée de ce que peut lui coûter un incompétent.”

💡Pensez-y

Ne négligez pas non plus un point important dont nous n’avons pas tous conscience : chaque événement avec un artiste venant de l’extérieur est une vitrine pour Mayotte, et cela inclus tout le territoire, de sa promotion touristique à son attractivité. Les artistes communiquent entre eux ne l’oubliez jamais, lorsque cela se passe mal avec une organisation, c’est tout Mayotte qui prend pour son grade. Ils viennent travailler et assurer le show, c’est leur part du contrat visible, la partie invisible c’est leur séjour ici qu’ils partageront sur leurs réseaux sociaux et qui est un moyen de communication énorme. C’est donc intéressant de leur prévoir de l’arrivée au départ, des activités et réjouissances qui leur feront plaisir et permettront de valoriser Mayotte. Prenez soin de l’image de Mayotte que vous leur véhiculez : l’accueil à l’aéroport, leur moyen de transport, le choix de l’hôtel, les cadeaux locaux, l’équipe encadrant leur séjour (traducteur, chauffeur), les activités, les repas… tout doit être réfléchi de telle sorte que le séjour se passe de la meilleure manière qu’il soit.

J’insiste sur ce point car c’est sur ces petits détails que se jouera la différence, ce sont aussi des postes de dépenses qu’il faut anticiper pour votre budget.

Les pièges :

🔺Soignez votre image : n’oubliez pas que vous êtes, vous organisateurs et votre équipe, le premier support com’. Soyez donc polis, ponctuels, courtois, patients, présentables… car vous représentez et vous vendez l’image de votre événement. D’autant que l’on vit sur un petit territoire où les réputations se font et se défont à la vitesse grand V.

🔺Communiquer sur Facebook demande aussi de la stratégie, c’est un métier aujourd’hui reconnu : digital strategist/community manager. En fonction de l’ampleur que vous souhaitez donner à votre événement et du nombre de clients que vous avez besoin de faire venir, ne négligez pas cette partie 2.0, elle est indispensable.

“Le français a fait fff…”

🔺L’orthographe et le Français. C’est aussi important pour vos supports de communication que pour toutes personnes qui s’expriment au nom de votre événement : vos interventions en presse, votre animation, vos supports écrits & oraux…

🔺Abstenez vous de méprisez le travail des autres en public. Chacun ses compétences, moyens et ambitions, tout le monde commence petit et fait des erreurs. Vous n’êtes pas meilleur qu’un autre, restez humble car l’événementiel est un milieu instable. N’hésitez pas à vous rendre dans les événements des autres, n’ayez pas “peur” de la concurrence, tout le monde a sa juste place sur le marché, c’est le public avant tout, le client a le droit d’avoir le choix.

3 – Le lieu 🎉

Le lieu de votre événement doit lui ressembler. Il ne vous viendrait pas à l’idée d’organiser une levée de fonds caritative dans une boite de nuit. C’est sur ce principe que vous devez choisir votre lieu :

  • Capacité : ne voyez ni trop grand ni trop petit, soyez réalistes et ciblez le nombre de personnes souhaitées/attendues
  • Emplacement : conditions d’accès, distance de votre cible client, parking, sécurité, mobilier et matériel disponibles
  • Clientèle habituelle : qui fréquente les lieux habituellement ? Sont-ils en accord avec votre image ?
  • La location : les conditions et les tarifs, la propreté et décoration

4 – Vos clients 🎉

Choyez les selon la règle : le client est roi.

Mesdames, Messieurs, on a tendance à l’oublier car nous vivons sur un territoire à faible pression concurrentielle mais oui :

👑 LA CLIENTE EST REINE 👸🏾🤴🏿LE CLIENT EST ROI 👑

Communiquez avec eux, soignez votre service client, offrez leur un confort et donnez leur envie de vous faire confiance. Un client = un carnet d’adresse il n’est jamais acquit.

“On a les clients qu’on mérite.”

👉🏾pensez-y

Les pièges :

🔺Si vous proposez des tarifs VIP, offrez le service qui va avec. Soignez les détails comme les tenues du personnel dédié à cet espace, la qualité de la carte (boissons et/ou snacking), la décoration, l’accueil…

🔺 Ne copiez pas pour copier, cherchez l’innovation et la proposition car les clients s’ennuient et se lassent vite. Prenez la concurrence comme un moteur pour vous faire avancer afin de garder une longueur d’avance.

🔺 Etudiez votre cible client : quand est-elle prête à payer (généralement quand la paie tombe), combien est-elle prête à payer, qu’est-ce qu’elle aime, que veut-elle…?

4 – Les parts variables 🎉

Ce sont des imprévus que l’on ne peut pas prévoir par définition, mais pour en avoir vu pas mal passer, je vais vous les lister, si jamais cela peut vous aider à les anticiper d’une manière ou d’une autre :

  • La météo : si vous faites votre événement en pleine saison des pluies, soyez sur que le lieu est propice à toute éventualité. Le pire qui puisse vous arriver : une alerte cyclonique.
  • Les haters 2.0 : fausses rumeurs et appels à boycott circulent vite sur les réseaux surtout à Mayotte. Ne sous-estimez jamais le pouvoir des haters, ils se cachent peut-être dans votre entourage.
  • Les haters de la vraie vie : les tentatives de sabotage (comme couper le courant, voler la caisse, envoyer des voyous sur votre événement, bloquer vos dossiers…).
  • Les embrouilles administratives : assurez vous que les personnes à qui vous avez délégué certaines tâches telle que les autorisations de la DIECCTE sont bien validées, prévoyez budget et délais pour les Visa (Mayotte c’est la France), n’oubliez pas la commission de sécurité sur les lieux…
  • Les bagarres : la sécurité est primordiale et ne la négligez pas.
  • Les faux partenaires : dans le business il n’y a pas d’amitié, vous ne faites pas du social mais du business. Identifiez ceux qui vous donnent de fausses bonnes idées, ne sont là que pour leur propre profit et ne sont ni fiables ni de bienveillants, ni constructifs.
  • Les lâcheurs : faites signer des contrats qui engagent les 2 parties à respecter leurs engagements. Ne payez jamais la totalité à l’avance et soyez précautionneux en étant accompagné des services d’un juriste ou avocat, c’est un business. Un exemple malheureux qui m’a marqué : DJ Arafat devait venir Mayotte il y a près d’un an. Il a encaissé la totalité du cachet et n’est jamais venu. Il ne viendra plus jamais. Paix à son âme et dans le coeur des organisateurs qui ont perdu énormément d’argent qu’il n’a pas emporté dans sa tombe.

Et enfin dernier point : ne vous précipitez pas ! Comme tous projets, prenez le temps de le mûrir afin qu’il donne de bons fruits et que vos collaborateurs, partenaires et clients vous accordent pleine confiance. Rendez vos ambitions pérennes, faites confiance à un entourage proche et fiable.

🎉 Y’a plus qu’à vous lancer et à faire la fête !🎉

💋

Pour aller plus loin, Rendez-vous dans le groupe Facebook What’s up Mayotte pour tout connaître des événements sur le territoire. Ou ici en commentaire pour partager vos conseils.

*crédit photo 📸 Instant Shoot (et Slomis en photo bomb ✌🏾)

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